Polityka prywatności Pawservexa

1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu internetowego Pawservexa, dostępnego pod adresem https://pawservexa.com. Dokument został przygotowany z myślą o zapewnieniu przejrzystości, wygody oraz poczucia bezpieczeństwa osobom, które szukają i rezerwują usługi dla zwierząt domowych, a także partnerom świadczącym te usługi za pośrednictwem naszej platformy.

Administratorem danych osobowych jest Pawservexa (dalej: „Administrator”, „my”, „serwis Pawservexa”). Korzystając z naszego serwisu, w tym z formularzy zapytań i rezerwacji dostępnych m.in. w sekcji Rezerwacja oraz Kontakt, powierzasz nam swoje dane osobowe. Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób je zbieramy, na jakiej podstawie je przetwarzamy oraz jakie przysługują Ci prawa.

2. Zakres zbieranych danych

Zbieramy wyłącznie takie dane, które są niezbędne do świadczenia naszych usług, obsługi rezerwacji oraz zapewnienia prawidłowego działania serwisu. Dane mogą być zbierane bezpośrednio od Ciebie (np. poprzez formularze), jak i automatycznie podczas korzystania z witryny.

Podczas rejestracji, składania zapytania lub dokonywania rezerwacji za pośrednictwem strony Rezerwacja lub formularza w zakładce Kontakt, możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• dane kontaktowe (adres e‑mail, numer telefonu),
• informacje o zwierzęciu (np. gatunek, rasa, wiek, szczególne potrzeby), jeśli są one niezbędne do realizacji danej usługi (np. pielęgnacja, opieka weterynaryjna, szkolenie),
• adres świadczenia usługi (np. w przypadku opieki domowej lub wizyty u klienta),
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych (NIP, adres siedziby), gdy jest to wymagane przepisami prawa,
• treść przesyłanych do nas wiadomości, zapytań i opinii (np. poprzez formularz kontaktowy lub zakładkę Opinie).

Podczas korzystania z serwisu automatycznie zbierane są także podstawowe dane techniczne dotyczące Twojej wizyty, takie jak adres IP, typ przeglądarki, dane o urządzeniu, przybliżona lokalizacja, odwiedzane podstrony (np. Usługi, Dostawcy, FAQ), czas wizyty czy źródło wejścia. Dane te są przetwarzane głównie w celach statystycznych i służą poprawie jakości naszych usług.

3. Sposób wykorzystania danych

Zebrane dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach, w szczególności w celu zapewnienia Ci bezpiecznego i wygodnego korzystania z serwisu Pawservexa. Dane mogą być wykorzystywane do:

• realizacji usług – przetwarzania rezerwacji dokonanych poprzez stronę Rezerwacja, przekazywania niezbędnych informacji wybranemu usługodawcy (np. groomerom, weterynarzom, petsitterom, trenerom), obsługi bieżącej współpracy i rozliczeń,
• komunikacji z użytkownikami – udzielania odpowiedzi na zapytania przesłane przez formularze, kontaktu w sprawie rezerwacji, udzielania informacji o zmianach w usługach, przypomnień o wizytach, przesyłania ważnych powiadomień związanych z funkcjonowaniem serwisu,
• marketingu i budowania zaufania – prezentowania dostosowanych treści informacyjnych oraz ofert związanych z naszym serwisem, zapraszania do pozostawienia opinii w sekcji Opinie oraz informowania o nowościach dotyczących usług dostępnych na stronach Usługi i Dostawcy, o ile wyraziłeś na to odrębną zgodę,
• optymalizacji funkcjonalności strony – analizy sposobu korzystania z serwisu (np. najczęściej odwiedzane podstrony, najczęstsze pytania z sekcji FAQ), poprawy ergonomii i wydajności strony, dostosowania treści i układu do potrzeb użytkowników,
• wykonywania obowiązków prawnych – przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych i księgowych, rozpatrywania reklamacji, zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, współpracy z uprawnionymi organami.

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało, w szczególności w formie profilowania opartego wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). W zależności od konkretnego celu, dane mogą być przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, np. przy realizacji rezerwacji usług dokonanych w naszym serwisie,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki księgowe, podatkowe, archiwizacja dokumentacji),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest m.in. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, obsługa zgłoszeń, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, analiza i optymalizacja działania strony,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, np. w przypadku zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej lub wykorzystania niektórych plików cookies do celów analitycznych bądź reklamowych (szczegółowe informacje znajdują się także w Polityce cookies).

W każdej chwili masz prawo wycofać udzieloną zgodę, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w świadczeniu usług lub są do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa. W każdym przypadku dbamy o to, by przekazywanie danych odbywało się w sposób bezpieczny, zgodny z zasadą minimalizacji i przy zachowaniu odpowiednich środków ochrony.

W szczególności możemy udostępniać Twoje dane:

• partnerom i usługodawcom – zarejestrowanym w serwisie Pawservexa specjalistom świadczącym usługi, takie jak grooming, opieka weterynaryjna, szkolenia czy opieka nad zwierzętami, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia i realizacji Twojej rezerwacji,
• podmiotom wspierającym funkcjonowanie serwisu – dostawcom usług IT, hostingu, narzędzi analitycznych, systemów płatności, o ile jest to konieczne do zapewnienia obsługi naszych usług i infrastruktury,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony naszych prawnie uzasadnionych interesów,
• organom publicznym i instytucjom uprawnionym – gdy obowiązek przekazania danych wynika bezpośrednio z przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, administracja skarbowa).

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w sposób mogący naruszyć Twoje prawa i wolności. W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy korzystamy wyłącznie z rozwiązań gwarantujących odpowiedni poziom ochrony, przewidzianych w RODO.

6. Prawa użytkowników

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez serwis Pawservexa, przysługują Ci prawa wynikające z RODO i przepisów krajowych. Możesz z nich korzystać w każdym momencie, kontaktując się z nami w sposób opisany w sekcji Kontakt i zgłaszanie naruszeń.

W szczególności przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie przetwarzania,
• prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne (np. zmiana danych kontaktowych używanych przy rezerwacji usług na stronie Rezerwacja),
• prawo do usunięcia danych – możesz zażądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma już podstaw do ich dalszego przetwarzania lub cofnąłeś zgodę,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz domagać się ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania zgłoszonego sprzeciwu lub wątpliwości co do prawidłowości danych,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w RODO możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi,
• prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (np. w celach analitycznych lub marketingu bezpośredniego),
• prawo do wycofania zgody – w przypadku gdy przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem,
• prawo do złożenia skargi – możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

7. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis Pawservexa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jakości usług oraz analizy ruchu. Pliki cookies są krótkimi informacjami tekstowymi zapisywanymi na urządzeniu końcowym użytkownika, które mogą być odczytywane przez nasz system lub systemy podmiotów współpracujących.

Stosowane przez nas pliki cookies mogą służyć w szczególności do:

• zapewnienia poprawnego wyświetlania i funkcjonowania strony, w tym na podstronach takich jak Usługi, Dostawcy, Rezerwacja,
• zapamiętywania wybranych ustawień i preferencji użytkownika (np. język, zgody na cookies),
• analizy sposobu korzystania z serwisu, np. które treści i zakładki cieszą się największym zainteresowaniem (np. FAQ, Opinie), co pomaga nam udoskonalać funkcjonalność i wygodę korzystania ze strony,
• prowadzenia działań marketingowych związanych z promocją serwisu Pawservexa – wyłącznie w granicach udzielonych zgód.

Szczegółowe informacje o rodzajach stosowanych plików cookies, okresie ich przechowywania oraz sposobach zarządzania zgodami znajdują się w odrębnej Polityce cookies. Ustawienia dotyczące plików cookies możesz zmienić w dowolnym momencie za pomocą odpowiednich opcji w swojej przeglądarce internetowej lub za pomocą udostępnionych przez nas narzędzi do zarządzania zgodami.

8. Zabezpieczenia danych

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wysoki poziom ochrony danych osobowych przetwarzanych w serwisie Pawservexa. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz skali działalności, tak aby zminimalizować ryzyko naruszenia poufności, integralności i dostępności danych.

W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) podczas przesyłania danych za pomocą formularzy na stronach, takich jak Rezerwacja czy Kontakt,
• ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób i podmiotów, które muszą mieć do nich dostęp w związku z realizacją swoich obowiązków,
• zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, które przetwarzają dane w naszym imieniu,
• regularnie monitorujemy nasze systemy pod kątem ewentualnych zagrożeń oraz aktualizujemy wykorzystywane rozwiązania techniczne,
• stosujemy procedury wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa informacji, szkoleń personelu oraz postępowania w razie podejrzenia naruszenia ochrony danych.

Mimo stosowania zaawansowanych rozwiązań bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W razie wystąpienia incydentów związanych z bezpieczeństwem danych podejmujemy działania zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym – jeśli to konieczne – zawiadamiamy odpowiednie organy oraz osoby, których dane dotyczą.

9. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, rozwoju naszych usług, wdrażania nowych funkcjonalności serwisu lub udoskonaleń w zakresie ochrony danych. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian z zachowaniem obowiązujących standardów ochrony prywatności.

O istotnych zmianach w zasadach przetwarzania danych osobowych będziemy informować użytkowników w sposób przejrzysty, w szczególności poprzez:

• publikację zaktualizowanej wersji Polityki prywatności na stronie Polityka prywatności wraz z oznaczeniem daty ostatniej aktualizacji,
• wyświetlenie wyróżnionej informacji na stronie głównej serwisu lub innych kluczowych podstronach,
• w uzasadnionych przypadkach – przesłanie powiadomienia e‑mail do zarejestrowanych użytkowników, zwłaszcza jeśli zakres zmian będzie wymagał pozyskania dodatkowych zgód.

Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień Polityki prywatności.

10. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Administratorem Twoich danych osobowych jest Pawservexa. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją przysługujących Ci praw, a także zgłaszaniem naruszeń ochrony danych lub wątpliwości dotyczących prywatności, możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt,
• pisemnie – na adres korespondencyjny wskazany na stronie Kontakt,
• wysyłając wiadomość e‑mail na adres podany w danych kontaktowych Administratora.

W treści zgłoszenia prosimy, w miarę możliwości, o podanie informacji pozwalających na jednoznaczne zidentyfikowanie Ciebie jako użytkownika oraz jasne określenie charakteru sprawy (np. żądanie realizacji określonego prawa, zgłoszenie incydentu bezpieczeństwa, pytanie dotyczące treści niniejszej Polityki).

Jeśli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy, masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z nami – dokładamy starań, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozwiązać problemy w sposób szybki i przyjazny użytkownikowi.